El Departamento de Hacienda y Administración Pública ha habilitado una nueva intranet, operativa desde esta semana, que consolida la red de comunicación interna existente y aporta nuevas posibilidades para garantizar la interacción continua entre la Administración y el empleado público. Los 57.000 funcionarios de la Comunidad Autónoma ya disponían de un portal corporativo, pero la nueva herramienta proporciona una información más dinámica a la vez que ordena los recursos disponibles, les da una estética más actual y, sobre todo, permite a los funcionarios constituir grupos de trabajo para debatir, compartir documentos, informes e incluso para utilizar chat y blogs que hacen posible avanzar en la resolución de sus tareas de gestión.
La medida forma parte de un ambicioso plan de modernización de la Administración Pública que persigue responder a las exigencias y necesidades del siglo XXI, en consonancia con los movimientos emprendidos en el mismo sentido por el Gobierno de España y por el Gobierno de Aragón, que se ha puesto como uno de los objetivos de la legislatura el impulso a la digitalización.
Encuesta a los funcionarios
La nueva página de intranet es el resultado de una encuesta realizada entre los funcionarios sobre la información más solicitada, pero sobre todo se pretende que su uso sea fácil y que los trabajadores del Gobierno de Aragón encuentren apropiadas y necesarias las nuevas posibilidades de la web.
El contenido de la intranet tiene una vinculación directa con la estrategia corporativa de la Administración de la que dependen, pero la Directora General de Patrimonio y Organización, Marta Aparicio, destaca por encima de esa cultura de puesta en valor del ámbito profesional, “la intención de cuidar a los empleados públicos para los que se habilitan herramientas que dan acceso a la información interna de los servicios, a los formularios necesarios, a todos los recursos precisos para avanzar en el trabajo diario, e incluso para reducir los tiempos de espera de la gestión de los diferentes asuntos”. Los nuevos instrumentos permiten una nueva forma de trabajar, que ya no necesita la intervención escalonada de los servicios cuando un mismo asunto debe ser completado por varios trabajadores, sino que se puede avanzar de manera sincronizada.
Información dinámica
La página inicial de la Intranet arranca con una llamada sobre la información relativa a la evolución de la pandemia y con el acceso al listín, que permite un contacto directo con los trabajadores autonómicos. Después, apoyados por pictogramas estilizados, con predominio de los colores azul y malva, se organizan seis bloques de información: lo más consultado en materia de personal; prevención de riesgos laborales, servicios centralizados; formación, Sirhga –la herramienta de gestión de recursos humanos– y los trámites electrónicos. Una última llamada a pie de página da acceso a las últimas noticias.
De la misma manera, en el margen izquierdo sobre un fondo verde aparecen registrados todos los servicios a los que permite acceder esta página. Cada uno de ellos puede, además, desplegarse ofreciendo una profusión de datos sobre una Administración que cada día es más transparente y accesible también para el trabajador. Así, se puede conocer en detalle la estructuración del empleo público, la composición de los órganos de representación, la información de Función Pública, los trámites y servicios de la Administración electrónica, la Administración de Justicia, el acceso a servicios como biblioteca, archivos al BOA, el acceso a los servicios centralizados, a contratación y formación, entre otros.
Como cualquier portal interno que se precie, la intranet del Gobierno de Aragón ofrece una gran cantidad de datos sobre la Administración. Un concepto importante de esta nueva web, más que en la nueva estructura del contenido, está en la capacidad que da a cada empleado público de personalizarla, de manera que es posible dejar en primer plano todos aquellos enlaces (incluso exteriores a la página) que le sirven en su trabajo diario, sin que tenga que llegar a los contenidos de interés a través de la navegación. En ese perfil a la medida de cada trabajador se pueden anclar los iconos de los contenidos que le interesan, además de las notificaciones a las que quiera suscribirse para que las novedades en la información se actualicen de manera inmediata.
De la misma manera, la página dota a los trabajadores de una agenda para planificar sus reuniones de trabajo, que se pueden organizar con sus grupos de interés o de colaboración en los que participen. En definitiva, todas las nuevas funcionalidades descritas permiten actuar a la nueva Intranet como una web social.
Estructura a disposición de los ciudadanos
No obstante, la posibilidad de compartir los conocimientos, las dudas, los avances del trabajo, los documentos y la capacidad de interactuar por parte de cada integrante es la novedad más importante de este nuevo diseño de la intranet.
La creación de los grupos depende del responsable del servicio que dirige la petición al soporte de la intranet con el nombre del grupo y el número de miembros que, aunque puede ser más elevado, se recomienda que no sobrepase los diez. La posibilidad de completar todo este abanico de comunicaciones con chats y blogs da a esta herramienta una capacidad real de poner en común a todos los trabajadores de una Administración que, en palabras del Consejero de Hacienda y Administración Pública, Carlos Pérez Anadón, “está dispuesta a utilizar las nuevas tecnologías para profundizar en la transformación de la Administración en una estructura que, más que nunca, se pone a disposición de los ciudadanos, cuida a sus trabajadores y se hace más eficaz, más transparente y por lo tanto con más altos niveles de confianza ciudadana”.
En evolución permanente
La nueva intranet es la parte más visible de una serie de decisiones que ya han optado por elaborar una norma que regula el teletrabajo, avanzar en la conciliación familiar o en la igualdad entre los trabajadores, tanto en el acceso a la función pública, como en la promoción profesional. “Es un esfuerzo por hacer una Administración más justa y equilibrada, que es lo mismo que apostar por hacer una sociedad más igualitaria”, recalcó Pérez Anadón, quien reivindicó el papel que debe tener la Administración a la hora de implantar “buenas prácticas en el ámbito laboral y profesional”.
El consejero de Hacienda y Administración Pública resaltó además otra línea de trabajo prevista en la hoja de ruta de la legislatura que, sin embargo, se ha acelerado en función de las necesidades que ha generado la pandemia de Covid-19, como el sistema de cita previa para gestionar la información al público que, a su vez, es objeto de profundas transformaciones, ya que hace que todo el cuerpo de funcionarios sea proactivo ante las necesidades del ciudadano y movilice a todos los departamentos que deben dar respuesta, generando una atención más personalizada y completa.
La firma electrónica, que da autonomía al ciudadano en sus contactos telemáticos con la Administración, la implantación del expediente electrónico, cuyos primeros pasos se han dado ya en los departamentos de Economía, y sus organismos autónomos, salvo el INAEM, Ciencia y la delegación territorial de Huesca, y en el Registro son otras manifestaciones de los cambios que de manera paulatina, pero continuada, se están introduciendo en la Administración y que tienen otro contrapunto en la Ley de Simplificación Administrativa.